Smart Working: l’impatto su aziende e dipendenti.

Viviamo indiscutibilmente in un periodo di profonda trasformazione in cui le nostre abitudini e i nostri schemi comportamentali vengono continuamente messi alla prova.

Non è un segreto che la pandemia abbia in qualche modo rivoluzionato le nostre routine, alcune più di altre: ti sei mai chiesto come queste nuove abitudini influenzano la nostra vita?

In questo articolo parliamo di come lo smart working, o lavoro agile, influisce sui nostri comportamenti, sulla produttività e sul clima aziendale in generale.

Gli svantaggi dello smart working

Partiamo dal fatto che il cambiamento, in generale, è raramente ben accetto da persone e aziende, a meno che non siano dotate di un’apposita preparazione o un certo livello di preavviso.

Ma, come ben abbiamo potuto vedere negli ultimi anni, non sempre il cambiamento (positivo o negativo che sia) arriva con larga notifica, e questo comporta nella quasi totalità dei casi evidenti rallentamenti nei progetti, una diffusa demotivazione, un aumento dei costi e una diminuzione del rendimento, un innalzamento dei livelli di stress e un malessere generalizzato.

E per quanto si cerchi di rimediare in corso d’opera, spesso questo produce nelle persone che compongono l’azienda, un aumento di emozioni disfunzionali alla produttività e alle relazioni.

Gli elementi a cui bisogna prestare particolare attenzione in situazioni di criticità e forte cambiamento sono: 

• Comunicazione interpersonale
• Sicurezza informatica
• Emozioni, relazioni empatiche e cooperazione tra vari livelli aziendali
• Cura dell’ambiente lavorativo
• Rigidità delle procedure

Vediamo come il lavoro agile mette a rischio e inevitabilmente modifica questi elementi chiave.

Comunicazione interpersonale

Lo smartworking denota un cambio di paradigma nel modo di comunicare: il virtuale, l’online, trascina con sé una serie di complicanze.

• L’inevitabile freddezza del monitor, contrapposto alla sala riunioni: questo distacco fisico contribuisce ad allontanare i dipendenti dagli altri dipendenti e dai loro superiori, andando così a freddare, appunto, gli scambi comunicativi.
• Il possibile malfunzionamento di strumenti di lavoro o della connessione a internet: trovarsi nel bel mezzo del progetto ed essere interrotti da un disservizio dello strumento di comunicazione risulta nel rallentamento della consegna e può comportare una certa misura di stress per tutte le parti coinvolte.
• La dilatazione degli orari di comunicazione: se prima dello smart working era più facile attenersi agli orari lavorativi per lo scambio di informazioni, con il lavoro agile sembra che l’orario di lavoro si sia esteso alle 24 ore. Quando si vive nell’ambiente in cui si lavora, molto spesso le linee di divisione tra le due funzioni tendono a sfumarsi, e la vita lavorativa contamina quella privata.
• Comunicare a distanza aumenta i conflitti e la probabilità di miscomunicazione, poiché viene a mancare l’aspetto empatico e emotivo che è difficile percepire se non nell’interazione vis-a-vis.

Sicurezza informatica

Un aspetto molto spesso sottovalutato è la vulnerabilità che il lavorare da casa, da una rete esterna a quella aziendale, può comportare per l’azienda. Specialmente in Italia, sembra che l’argomento provochi poco interesse, forse perché la sicurezza informatica richiede ingenti investimenti a fronte di un rischio potenziale, e dunque percepito lontano e poco probabile.

Questa è ovviamente una percezione falsata, in quanto il furto di informazioni è diventato un fenomeno in crescita proprio negli ultimi 2 anni, nonostante il deterrente delle numerose normative a livello mondiale in favore delle aziende.

Ad ogni modo, più è elevato il numero di lavoratori che si connettono da una rete vulnerabile, maggiore è la possibilità di incorrere in conseguenze sgradevoli o addirittura dannose, dal già accennato furto di dati al potenziale blocco dell’operatività.

Per non parlare della plausibile poca competenza in materia da parte dei dipendenti che, a meno che non lavorino proprio nel campo (e a quel punto è anche inutile parlarne), probabilmente non hanno le competenze, né dovrebbero avere la responsabilità, di farsi carico della problematica adottando procedure di prevenzione.

Emozioni, relazioni empatiche e cooperazione tra vari livelli aziendali

Veniamo ora a tre elementi strettamente collegati tra loro, incredibilmente difficili da monitorare in maniera concreta: emozioni, relazioni empatiche e cooperazione tra i vari livelli aziendali.

Partiamo dal primo: le emozioni. Seppur questo elemento non è legato allo smart working in sé, quanto più alle situazioni che hanno indotto le aziende ad adattarsi a questo nuovo stile lavorativo, in Italia e in tutto il mondo, rimane comunque un fattore centrale quando si parla di aspetti decisionali e di efficienza.

Abbiamo vissuto una situazione in cui il rischio di contrarre malattie, se non addirittura perdere la vita, è stato reale. Ora che finalmente iniziamo a riprenderci e la tensione sembra essersi alleggerita almeno in parte, stiamo elaborando la notizia di una guerra a pochi chilometri dai nostri confini, con una minaccia nucleare chiara e terrificante.

L’essere umano, come tutti gli animali, per suo istinto di sopravvivenza mette in atto politiche comportamentali che si allontanano inevitabilmente dai sentimenti di collaborazione e proattività. Si può dire infatti che alti livelli di stress ci portano nell’esatta direzione opposta: il nostro cervello produce neurotrasmettitori inibitori che ci portano (letteralmente) a spegnere alcune aree del nostro pensiero critico, con impatti sul nostro comportamento, sui pensieri, sulle decisioni. 

E per quanto, perlomeno, il lavoro agile ci permette di metabolizzare queste emozioni in un contesto famigliare, non ci liberiamo mai di questo retropensiero generatore di stress. L’attività lavorativa, dunque, ne risente tutti i giorni, a tutte le ore.

Per quanto riguarda le relazioni empatiche, è facile ricondurre la problematica al non poter condividere la giornata lavorativa con i colleghi. Mancando, o essendo ridotta questa componente nella quotidianità lavorativa, la nostra funzione perde di profondità, facendoci sentire come degli automi che si collegano, svolgono la propria attività e alla fine si disconnettono, senza bisogno o il piacere di interagire con un altro essere umano.

Irrimediabilmente, si riduce lo scambio di opinioni, anche non inerenti alle funzioni lavorative, ma sempre pur utili a coltivare delle relazioni significative all’interno di un ambiente che, volenti o nolenti, siamo obbligati a occupare e vivere per il 70% del nostro tempo, se siamo lavoratori a tempo pieno.

In questo modo, viene incentivata un’abitudine all’asocialità, quando inconsciamente alziamo dei muri a protezione della nostra intimità, e il nostro cervello si abitua a smettere di condividere anche le piccole cose, le famose quattro chiacchiere davanti alla macchinetta del caffé.

Questo risulta particolarmente deleterio per tutte quelle persone che fanno della propria espressività e della propria estroversione dei cavalli di battaglia: la limitazione di questi istinti può portare gravi sensazioni di frustrazione e, in alcuni casi particolari, addirittura allo sviluppo di sintomi depressivi.

Il terzo elemento è la cooperazione. E non intendo la cooperazione forzata, ma una cooperazione gestita, legata alla visione aziendale, al successo dell’azienda e dei suoi lavoratori. 

Venendo a mancare l’empatia come la vivevamo precedentemente e affrontando stati emotivi del tutto disfunzionali alla qualità del lavoro e delle relazioni con colleghi, superiori e dipendenti, la cooperazione ne risente automaticamente, compromettendo la performance dell’intera azienda, a tutti i livelli.

Cura dell’ambiente lavorativo

Secondo le più recenti teorie neuroscientifiche, i processi cognitivi non sono limitati alle operazioni che risiedono all’interno del sistema mentale e di apprendimento, ma comprendono più ampie strutture corporee e processi d’interazione con l’ambiente.

Spiegando il fenomeno dell’embodied cognition, Lakoff, Johnson e Mallgrave ci dicono che “Siamo esseri incarnati (embodied beings), in cui mente, corpo, ambiente e cultura sono connessi tra loro a diversi livelli”.

È quindi facile dedurre il problema che comporta il lavoro agile: se il nostro cervello è abituato a vedere il nostro ambiente famigliare come un luogo dedicato al relax, avrà molta difficoltà a distaccarsi da questo concetto nel momento in cui sarà necessario utilizzare quegli stessi spazi per lavorare in modo produttivo.

Il nostro organismo crea (negli anni di esperienza personale, ma anche nella nostra storia genetica) una stretta correlazione tra il modo in cui ci vestiamo, l’ambiente in cui comunemente svolgiamo delle attività, al suo modo di reagire alle cose e di generare un adeguato livello di prestazione.

Questo vuol dire che quando lavori in smart working dalla tua sala da pranzo (magari in pigiama, perché non c’è nulla di male nel concedersi un po’ di comodità) il tuo cervello farà fatica a leggere quella situazione come formale e ritarderà nella produzione di ormoni che favoriscono la concentrazione e la produttività.

Rigidità delle procedure

Ostinarsi a mantenere un modus operandi legato a una situazione non più attuale può creare intoppi e malfunzionamenti facilmente ovviabili.

Snellire le procedure, in un momento in cui la rigidità burocratica rallenta i processi di comunicazione e complica le relazioni, porta a miglioramenti nella gestione del tempo.

Se per completare un progetto, ad esempio, si devono definire degli step discreti e sequenziali che risultavano veloci qualche anno fa per via di un rapporto più diretto, con l’avvento dello smart working questi diventano obsoleti, e rappresentano un motivo di rallentamento se non fonte di stress.

Sono sicuro che, se dovessi decidere di attuare una politica di revisione dei processi aziendali, troverai che una buona parte di questi può essere sfoltita se non addirittura eliminata.

Come adattarsi all’era del lavoro agile

Voglio mettere in chiaro che, secondo me, al netto degli anni di collaborazione con aziende e lavoratori, trovo lo smart working uno strumento utile, quando usato con cognizione e tenendo sott’occhio alcuni concetti chiave.

Come ogni cosa, anche il lavoro agile ha i suoi benefici e io non voglio certo ostacolarne il suo utilizzo.

Mi sembra giusto, quindi, dopo aver elencato tutti i rischi di questo nuovo (perlomeno in Italia) approccio lavorativo, indicarti anche alcune azioni che puoi attuare nella tua azienda per rendere lo smart working efficace per i tuoi dipendenti e la tua attività.

1. Implementa una politica formativa e di crescita, specialmente per quanto riguarda gli aspetti emotivo-comportamentali che abbiamo affrontato qualche paragrafo più in su; incentiva l’autorealizzazione dei singoli dipendenti e collaboratori e fornisci strumenti (fisici e non) che favoriscano la produttività aziendale.
2. Concorda, assieme a un professionista, percorsi di sviluppo della neuro agilità, iniziando dalle aree manageriali della tua azienda e passando poi ai vari team e gruppi di lavoro.
3. Ottimizza le procedure aziendali, assicurandoti di attuare una revisione periodica.
4. Investi nella sicurezza informatica aziendale, così che tutti i lavoratori possano godere di accessi sicuri, sia per loro stessi che per la tua attività.
5. Introduci o estendi provvedimenti in favore della corretta gestione dello stress: questo permetterà di mitigare gli effetti della lontananza emotiva.
6. Rendi i dipendenti e i collaboratori parte integrante dei processi decisionali, quando possibile: in questo modo, aumenterai la motivazione e la cooperazione tra persone.